Vindbaarheid van informatie

Alle informatie in één klik bij de hand, waar je ook bent

Om productief te kunnen werken, moet informatie altijd en overal beschikbaar zijn. Zeker in een hybride setting. Je wilt eenvoudig samenwerken in bestanden en de juiste versie van een document in één klik kunnen terugvinden. Ook als hier verschillende collega’s en/of afdelingen bij betrokken zijn.

Veel organisaties werken nog altijd met fysieke archieven en papieren documenten. Medewerkers zijn dan in veel gevallen afhankelijk van kantoor om de informatie te raadplegen. Dat is tijdrovend en biedt niet de flexibiliteit die medewerkers nodig hebben om klanten altijd en overal snel van dienst te kunnen zijn. Digitalisering van documenten en opslag in de cloud hebben voor veel organisaties dan ook de toekomst. Vanwege de schaalbaarheid, flexibiliteit en kostenbesparingen.

Uiteenlopende mogelijkheden

Hoe maak je informatie tijd- en plaatsonafhankelijk beschikbaar? Dit kan op diverse manieren. Veel organisaties kiezen voor digitalisering van documenten, een digitaal archief en cloudoplossingen zoals documentmanagement, Teams en SharePoint.  
 
Je maakt dan hybride werken mogelijk, vereenvoudigt de archivering en het versiebeheer én bespaart op kosten ten opzichte van een fysiek archief en traditionele fileserver. Bovendien zijn de kosten die overblijven voorspelbaar, dankzij een vaste abonnementsstructuur.

Snel digitaliseren dankzij de juiste software

Werk je met veel papier? Dan kan digitaliseren als tijdrovend worden ervaren. Toch hoeft dat niet zo te zijn. Met een multifunctionele printer inclusief de juiste software maak je hier een geautomatiseerd proces van. Na scannen worden de documenten direct op de juiste plek opgeslagen, ook in de cloud.

Webinar Digitaal post verwerken

Zo kun je ook fysieke post digitaal snel verwerken. Hoe zorg je ervoor dat deze snel bij de juiste persoon of afdeling terechtkomen? Ontdek in dit webinar hoe AZL dat aanpakt.

Ontdek ook hoe je je HR proces en bezoekersregistratie op een efficiënte manier digitaliseert en welke factoren in de prakijk een rol spelen.

Governance en compliancy

Als je kiest voor de cloud is het belangrijk dat je de omgeving overzichtelijk en geordend houdt. Leg in een governanceplan afspraken vast over o.a. opslag en gebruik van data. Houd hierbij rekening met eventuele wet- en regelgeving. Zo blijf je compliant én zorg je dat documenten ook na jaren eenvoudig terug te vinden zijn. 

Oplossingen en services

  • Fileserver naar de cloud migratie
  • SharePoint / Teams governance
  • Document management
  • Digitaal archief / mailroom
  • Smart integration (scanning & verwerking)
  • Systeem integratie/koppelingen

Nu zijn er volop mogelijkheden om informatie te digitaliseren om hybride werken mogelijk te maken. Benut jouw organisatie alle kansen? En hoe laat je de technologie maximaal voor je werken? Dit kun je leren in een gesprek met onze expert.  

Neem contact op