Nieuwe normaal vraagt om digitaal documentbeheer

De komst van het coronavirus heeft een omslag in het bedrijfsleven gebracht. Thuiswerken is meer geaccepteerd geworden. Zien we dit als het nieuwe normaal? Als er in de afgelopen maanden één ding geleerd is, dan is dat wel het belang van goed digitaal documentbeheer om efficiënt thuis te kunnen werken. “Bedrijven komen er achter dat hun medewerkers ook thuis bij alle documenten moeten kunnen komen. Met DocuWare brengen wij de gewenste oplossing”, stelt Gert-Wim Zandbergen, Senior Accountmanager bij Ricoh Document Center Haaglanden.

Gert-Wim Zandbergen, Senior Accountmanager Leiden. En Jan Pieter Verweij commercieel directeur.

Met DocuWare ben je in staat om de documenten die benodigd zijn in je proces, direct tot je beschikking te hebben, waar en wanneer je die nodig hebt. Je hoeft niet meer te zoeken waar een document staat of ligt en je hoeft ook niet meer na te denken uit welke bron of applicatie het document afkomstig is.

Document intensieve processen vinden plaats op alle afdelingen van organisaties; van inkoop, verkoop en finance tot HR. Op kantoor is het al een uitdaging om dit soort processen gestroomlijnd te laten verlopen, laat staan op afstand. “Mensen hebben in deze tijd en ook de komende tijd minder de mogelijkheid om even langs een collega te lopen om iets door te nemen of te bespreken”, vertelt Jan Pieter Verweij, Commercieel Directeur van Ricoh Document Center Haaglanden. “Alles moet centraal beschikbaar zijn.”
Jan Pieter weet dat bijvoorbeeld Microsoft en Google ook oplossingen bieden voor het centraal beheren van documenten, zelfs vanuit de cloud. Toch leveren deze producten niet de volledige ondersteuning voor een digitaal werkproces.

Inzetten per documentenstroom

Tot voor kort waren de multinationals al wel doordrongen van het nut van een totaal document management systeem, maar bij kleinere tot middelgrote bedrijven komt dat besef juist door het nieuwe normaal. “Zij willen hun documenten op een veilige en toegankelijke plek hebben, want dat thuiswerken gaat nog wel even door”, vult Gert-Wim aan. “Met DocuWare kunnen we dat faciliteren. Het is aan te raden met één proces te beginnen, bijvoorbeeld inkomende facturen of HR- dossiers. Zo kun je snel ervaren welke voordelen document management oplevert en besluiten dit uit te breiden naar andere werkprocessen binnen finance, inkoop of verkoop.”

De maatregelen rondom corona hebben ervoor gezorgd dat mensen meer thuis gaan werken. Werkgevers kijken daarom kritisch naar hun processen hoe ze thuiswerken beter kunnen faciliteren. Natuurlijk kun je documenten nog steeds in een afgesloten kast leggen, maar dan heb je geen toegang tot de documenten als je bijvoorbeeld vanuit huis werkt. En wat als iemand van een andere afdeling ook toegang moet hebben tot de documenten? Jan-Pieter geeft als voorbeeld een facturatieproces. Naast veel handmatige handelingen met de inkomende facturen op de crediteurenadministratie, is er voor een deel van de facturen goedkeuring nodig van verschillende budgethouders. Naast een lange doorlooptijd, waardoor je betalingskortingen en factuurtermijn kunt overschrijden, kan het erg onoverzichtelijk zijn in welke fase van het proces de facturen

zich bevinden. “Met DocuWare kom je als crediteurenadministratie weer volledig in controle over het proces en bereik je kortere doorlooptijden en minder fouten.”

Jan Pieter Verweij en Roy van der Aart, Senior Accountmanager Zoetermeer

Besparen op een audit

Met een digitale workflow wordt in een audit-trail proces bijgehouden wie wat wanneer heeft gedaan. Ook op documentniveau wordt bijgehouden wat er met een document is gebeurd. Dit zorgt voor een waterdichte compliance en levert enorme tijdwinst op wanneer er een audit wordt gedaan. Je kunt bijvoorbeeld snel zien wie er goedkeuring heeft gegeven voor de betaling van een factuur.

Vanuit haar ervaring met Document Management ziet Ricoh Document Center Haaglanden dat organisaties vaak beginnen met het digitaliseren van het verwerken van inkomende facturen, HR- dossiers of het verkoopproces. Dit levert snel grote voordelen op voor een organisatie. “Doordat wij zo’n breed pakket kunnen aanbieden, is dat voor veel bedrijven en organisaties interessanter. De HR-toepassing en contractbeheer maken het tot een mooie totaaloplossing”, weet Jan-Pieter.

Herken jij jezelf in deze problematiek en wil je sparren over de mogelijkheden van DocuWare voor jouw bedrijf? Neem dan contact op met Jan-Pieter, Gert-Wim of Roy. Zij onderzoeken graag samen met jouw de mogelijkheden.