VECOM: Efficiënt gegevensbeheer door digitalisering in de cloud
Over Vecom Group B.V.
Vecom is opgericht door chemici met roots in de scheepvaart. Het bedrijf vierde vorig jaar zijn 70-jarig bestaan. Momenteel is Vecom een wereldwijde specialist in metaaloppervlaktebehandeling. Ze bedienen diverse sectoren, waaronder levensmiddelen, farmacie, medische en chemische industrieën, en energiecentrales. De focus ligt op veilige en milieuvriendelijke behandelingen, zowel op de locaties in Nederland, België en Engeland als wereldwijd on-site. Hierbij streeft Vecom ernaar om extra waarde te bieden door middel van innovaties.
Uitdaging
Vecom staat voor de complexe taak om hun papieren dossiers te digitaliseren. Momenteel ontbreekt in deze dossiers de essentiële e-mailcommunicatie. Dit resulteert in een fragmentarisch overzicht van orders. Cruciale informatie is verspreid over meerdere e-mailkanalen en niet geïntegreerd in de bestaande papieren dossiers. Algemeen directeur Peter van Buren vertelt: “We zochten een oplossing waarbij documentatie wordt overgezet naar de cloud, zodat alle gegevens, inclusief e-mailcommunicatie, op één centrale plek beschikbaar zijn. Door deze integratie creëren we een compleet en efficiënt commercieel dossier. Dit biedt een helder overzicht van onze processen en klantinteracties. Ook wilden we de HR-afdeling digitaliseren.”
Oplossing
Ricoh Document Center Haaglanden realiseert de digitalisering van administratieve processen door de implementatie van DocuWare. Deze cloudgebaseerde oplossing biedt een efficiënte manier om processen te automatiseren en te stroomlijnen zonder de noodzaak van eigen servers voor documentopslag en beveiliging. Peter: “Dankzij DocuWare worden de orderadministratie en HR-documenten centraal digitaal opgeslagen, inclusief alle bijbehorende e-mailcommunicatie. Dit betekent in het geval van de HR-administratie dat zowel contracten als correspondentie online beschikbaar zijn, ongeacht de locatie.”
Resultaat
De oplossing levert veel op, vertelt Peter. “Dankzij de overstap naar de cloud hebben medewerkers nu toegang tot een compleet en uniform digitaal dossier voor zowel HR- als commerciële doeleinden. Hierdoor besparen we veel tijd. Arbeidsovereenkomsten en andere documenten hoeven niet langer fysiek te worden geprint, ondertekend en opgestuurd. Alles wordt nu automatisch en digitaal verwerkt. Medewerkers beschikken over dezelfde actuele informatie. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt voor een gestroomlijndere en snellere uitvoering van taken.” Vecom en Ricoh optimaliseren DocuWare continu, bijvoorbeeld met formulieren voor offertes, klachten en bezoekersrapportages. Na de succesvolle digitalisering van één van de bv’s en de HR-afdeling, ligt de volgende stap in het digitaliseren van Vecom Industrial Services.
