HuurMaat

Alle verhuurdocumenten automatisch naar het juiste dossier

Voor het huren van professioneel (bouw)materieel zoals machines, steigers en schaftwagens kan men in Leiden en in de rest van de Randstad terecht bij de 7 vestigingen van HuurMaat. Dit bedrijf, dat samen met Riool.NL en Barthen Verhuur onderdeel is van de Barthen groep, verwerkt jaarlijks ruim 16.000 huurcontracten en daaraan gerelateerde documenten als retourbonnen, facturen en ID-bewijzen. Martien de Graaf, verantwoordelijk voor inkoop, vlootbeheer en processen: “Administratief een behoorlijk arbeidsintensief proces, dat dankzij tussenkomst van het Ricoh Document Center Haaglanden veel gemakkelijker en sneller verloopt sinds de aanschaf van Ricoh’s oplossing voor het slim digitaal combineren en opslaan van alle verhuurdocumenten.”

Veel tijdwinst door een sneller administratief proces

Martien de Graaf: “Elk getekend huurcontract werd voorheen samen met de kopieën van andere huurbegeleidende documenten handmatig samen- gevoegd en opgeslagen. Het overnemen van gegevens en het erbij zoeken en toevoegen van de ID-bewijzen, retourbonnen en andere documenten kostte ons zoveel tijd, dat we de vraag hebben uitgezet bij het Ricoh Document Center Haaglanden om dit proces voor HuurMaat te vereenvoudigen en ver- snellen. Bij 16.000 contracten per jaar zou dat ons veel tijdwinst opleveren. Ook hadden we naast versnelling van het verwerkingsproces behoefte aan uniformiteit qua print-/scanapparatuur en een eenvoudiger afdrukbeheer.”

Alle documenten automatisch in het juiste dossier

Ricoh Document Center Haaglanden voorzag in deze behoeften met installatie op alle vestigingen van in totaal 14 multifunctionals (MFP) en software voor automatische workflow, registratie en beheer. De Graaf: “Ook realiseerde Ricoh een connectie met onze WorkBase verhuursoftware en voorzag het touchscreen van elke MFP van buttons ‘huurcontract’ en ‘ID-bewijs’. De verhuursoftware herkent ieder te scannen document aan type en barcode met ordernummer. Na het intoetsen van desbetreffende button leidt de software het document automatisch naar het juiste WorkBase-dossier, waar het elektronisch wordt samengevoegd met de bijbehorende documenten. Met slechts één druk op de knop!”

Meer mogelijkheden en gemak, lagere kosten

De Graaf over de voordelen: “Alle documenten zijn beveiligd toegankelijk. Op elke vestiging. De tijdbesparing in het scan-/opslagproces ervaren we ook bij de facturering: we hoeven documenten en gegevens niet meer bij elkaar te zoeken. Dankzij de beheersoftware zijn alle afdrukactiviteiten inzichtelijk en worden toners zelfs automatisch besteld! Elke MFP heeft hetzelfde touchscreen, duidelijk voor iedereen. Het contract voor apparatuur, supplies, software en services zorgt voor een jaarlijkse besparing van 48% ten opzichte van voorgaand contract met een andere leverancier. Tel daarbij het gemak, de toegenomen mogelijkheden en het voldoen aan de GPDR, de oplossing is ideaal!”